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Las Tablas de Retención y Las Transferencias Documentales

A continuación se presenta un resumen de las principales indicaciones del Archivo General de la Nación en relación a las Tablas de Retención y a las Transferencias Documentales.

Las Tablas de Retención

Es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.

Funciones:

Las principales funciones que cumplen las Tablas de Retención Documental son las siguientes:

+ Facilitar el manejo de la información.
+ Contribuir a la racionalización de la producción documental.
+ Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
+ Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
+ Regular la transferencia de los documentos en las diferentes fases de archivo (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).

Principios Básicos:

La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención.

El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales.

Procesos Técnicos:

El desarrollo de los principios básicos se inicia con los procesos técnicos que constituyen las herramientas de la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado.

Identificación: La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. La identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción:

Fondo - - Sección - - Sub-Sección

Una vez establecida la identificación del Fondo, Sección y Sub-sección, se procede a la identificación a nivel documental:

Serie - - Sub-Serie - - Unidad Documental

La Serie está constituida por las Unidades Documentales; éstas pueden ser: Simple: Es decir, un solo tipo documental (Acuerdo, Resolución, etc.). Compleja: Es decir, tipos documentales diferentes (Expediente Orden de Pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de Procesos Jurídicos, etc.).

Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales.

Valoración: El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva.

Selección: La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:

+ Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos.
+ Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora.
+ Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
+ Garantizar la conservación documental.

Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados.

Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

+ La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad.

+ Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.

+ Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

+ Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los Archivos de Gestión se transfieren al Central y éste al Histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.

Las Transferencias Documentales

Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

Las transferencias documentales permiten:

+ Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
+ Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
+ Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
+ Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
+ Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
+ Guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores condiciones de conservación.

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los Archivos de Gestión o de oficinas al Central y, finalmente, al Histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, tal como se explica a continuación.

Archivo de Gestión o de Oficina:

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al Archivo Central.

Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.

Archivo Central o Intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD.

Archivo Histórico o Permanente

Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

(Archivo General de la Nación ( www.archivogeneral.gov.co))
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