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Información específica sobre: el Software SCAV, el Servicio de Digitalización (Torrente), el Servicio de Organización (Okavango) y el Servicio de Almacenamiento (Roble).

 
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Grupo Archicentro será su Aliado para cumplir con la “Resolución Número 8934”

La Superintendencia de Industria y Comercio emitió el 19 de febrero del 2014 la “Resolución Número 8934” en la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio. La fecha de vencimiento para la elaboración y presentación de las herramientas de Gestión Documental vencía el día 19 de febrero de 2015. Sin embargo, posteriormente, se modificó el Artículo 12 de la Resolución 8934 mediante la Resolución 723 de 2015; por tanto, el plazo para que las empresas elaboren sus Tablas de Retención Documental y adopten el Programa de Gestión Documental vence el 31 de octubre de 2015.

Principales Normas a cumplir:

+ Las empresas vigiladas por la Superintendencia deberán “asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan.”

+ Artículo 3: Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:

a) Programa de gestión documental;
b) Tablas de retención documental;
c) Cuadro de clasificación documental;
d) Tablas de valoración documental y
e) Reglamento interno de archivo.

+ Artículo 4: La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y subseries documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

+ Artículo 6: En la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retención documental para cada una de las series documentales.

+ Cumplir con las Transferencias Documentales: La Transferencia Documental consiste en la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad.

+ Adquisición de herramientas de tecnologías de Gestión Documental:

El Software de Gestión Documental debe cumplir con los siguientes requerimientos:
 - Requerimientos Funcionales: Servicios del sistema, usuarios, grupos y Roles, Clasificación Documental,     Metadatos, Retención y disposición final, búsquedas, informes, exportación, etc.
  - Requerimientos no Funcionales: Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garantía, etc.

Soluciones de Grupo Archicentro:

Grupo Archicentro tiene la capacidad para asesorar, desarrollar, elaborar, implantar y cumplir con cada uno de los requisitos exigidos por la Resolución 8934.

El concepto Gestión Documental se refiere al conjunto de normas, procedimientos y tecnologías que se utilizan para administrar la información dentro de una organización. La función de la Gestión Documental se enmarca dentro de una política orientada a la preservación del conocimiento corporativo, la experiencia acumulada y la memoria histórica de una empresa mediante la organización y custodia de la información como capital intelectual de la misma.

La forma de preservar este capital intelectual es centralizando y controlando la información para asegurar que la misma siempre esté disponible y pueda ser compartida por todos los usuarios. Sin embargo, las investigaciones demuestran que más del 50% de la información de las empresas se encuentra almacenada en los archivos particulares del personal, en sus correos electrónicos y en los discos de sus computadoras. Y esta es la manera en que se pone en riesgo la preservación del capital intelectual porque la empresa no tiene conocimiento de la existencia de la información, de su contenido ni de su ubicación.

La finalidad de un Sistema de Gestión Documental es preservar el conocimiento y la memoria histórica de las organizaciones; y tal como señalan los estudios especializados, el 90% de la memoria corporativa de las empresas existe en papel. Dada esta circunstancia es que se torna indispensable disponer de un conjunto de procedimientos que faciliten la correcta administración y que ayuden a preservar el buen estado de la información, ya sea que ésta se encuentre en formato de papel o en formato digital.

+ Creación de los Instrumentos Archivísticos:

Grupo Archicentro ha diseñado un portafolio de servicios destinados a cuidar tanto los documentos en papel como la información digital durante todo el ciclo de vida de los mismos. Por lo tanto, estamos en capacidad de brindarles la asesoría para el diseño, creación e implementación de los siguientes Instrumentos Archivísticos:

a) Programa de gestión documental
b) Tablas de retención documental
c) Cuadro de clasificación documental
d) Tablas de valoración documental
e) Reglamento interno de archivo

Para ello le ofrecemos nuestra experiencia en el desarrollo de Soluciones de Gestión Documental y nuestros servicios complementarios:

Okavango es la denominación que identifica nuestro Servicio de Organización de Archivos; pone a su disposición a un grupo de profesionales expertos en la materia y una efectiva metodología. Nuestros expertos le permitirán diseñar e implantar el Programa de Gestión Documental, la elaboración de las Tablas Retención, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Valoración Documental y una invaluable asesoría en la conformación del Reglamento Interno de Archivo dada nuestra larga experiencia en la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos.

De esta manera, nuestro Personal está capacitado para realizar las siguientes funciones:

+ Diseñar y elaborar las Tablas de Retención.
+ Revisar los expedientes o carpetas para verificar si los documentos están bien archivados y si corresponden    al expediente.
+ Revisar las carpetas o expedientes y asignar los códigos en función de las Tablas de Retención (Series y    Subseries).

De igual forma, estamos en capacidad de Organizar sus archivos a partir del Cuadro de Clasificación Documental y de las Tablas de Retención Documental. Adicionalmente, Okavango también le ofrece una Licencia del Sistema SCAV para dos usuarios; usted recibirá el inventario de su archivo instalado en la base de datos del sistema. Okavango tiene la flexibilidad de ofrecer múltiples variantes de organización de acuerdo a sus necesidades, las cuales incluyen: i) Organización a Nivel de Carpetas con Embalaje; ii) Organización a Nivel de Cajas; iii) Organización a Nivel de Cajas con Embalaje; iv) Organización a Nivel de Cajas con Verificación de Contenido y Cambio de Caja; v) Organización a Nivel de Cajas, con Cambio de Cajas y Criterio de Selección; o la variante que mejor se adapte a sus necesidades.

Torrente es el nombre de nuestro Servicio de Digitalización de Documentos, el cual le permite convertir sus documentos en papel a un formato digital para que disponga de un archivo completo en imágenes. El Servicio de Digitalización de Documentos le ofrece tres alternativas para la ejecución de su Proyecto: “Torrente Express”: pone a su disposición “La Estación de Digitalización”, ideal para la ejecución de pequeños proyectos. “Torrente Masivo”: ideal para los grandes proyectos; le instalamos la cantidad de Líneas de Producción que sean necesarias con capacidad de digitalización de 35.000 páginas semanales por cada Línea. “Torrente Empresarial”: Es una solución ‘llave en mano’ para que su empresa pueda ejecutar directamente todos sus proyectos de digitalización.

Uso de nuevas tecnologías de la información en la implementación de los Programas de Gestión Documental:

Tal como establece el Archivo General de la Nación, el Software de Gestión Documental debe cumplir con los siguientes requerimientos:

+ Requerimientos Funcionales: Servicios del sistema, usuarios, grupos y Roles, Clasificación Documental, Metadatos, Retención y disposición final, búsquedas, informes, exportación, etc.
+ Requerimientos no Funcionales: Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garantía, etc.

Grupo Archicentro desarrolló el Sistema SCAV, un software especializado para Gestión Documental diseñado para la centralización, administración y manejo electrónico de la información en cualquier tipo de formato: texto, archivo electrónico, imágenes digitalizadas, fotografías, voz, video y Páginas Web entre otros.

SCAV es un software amigable y uno de los más fáciles de usar; está diseñado para manejar grandes volúmenes de información; sus controles internos permiten que la información sea confiable, estandarizada, confidencial, sistematizada y a disposición de los usuarios en tiempo real. Es la herramienta tecnológica que permite crear, capturar, organizar, rastrear, distribuir y almacenar todos los contenidos digitales de la empresa.

SCAV se comercializa en dos versiones: SCAV 3.0, Orientado a redes locales, y AIRE (SCAV 4.0), Orientado a La Nube.

SCAV trabaja con un sencillo Motor de Búsqueda que facilita la rápida ubicación de cualquier documento electrónico, imágenes digitalizadas o fotografías digitales mediante el uso de las Palabras Claves que identifican el documento.

SCAV permite automatizar el manejo de la información y la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos mediante la digitalización de los documentos, dado que posee su propio Manejador de Imágenes.

SCAV permite mantener la información centralizada y disponible para todos los usuarios; vincular la información, evitar errores de transcripción; auditar los procesos de trabajo; crear Catálogos y Listas de Validación importando la información directamente de los Sistemas Administrativos del cliente.

SCAV permite la centralización de todos los archivos electrónicos; búsqueda y consulta a través de las claves de indexación; capacidad para manejar una cantidad ilimitada de documentos; y manejo de múltiples consultas simultáneas.

SCAV trabaja en base a Catálogos, es decir, bases de datos compuestas por un conjunto de campos creados para registrar información referente a documentos o expedientes. La información de los catálogos se despliega mediante fichas que muestran los datos claves de la información de la base de datos. El SCAV permite relacionar diferentes Catálogos entre sí; además, a la ficha se le pueden vincular imágenes digitalizadas, archivos electrónicos, fotografías digitales y cualquier tipo de archivo sin importar su formato.

SCAV tiene la capacidad para crear múltiples Catálogos diseñados directamente por el usuario.

SCAV permite automatizar los procesos de trabajo de la empresa mediante la creación de Flujos de Trabajo. La herramienta establece la secuencia de las actividades a realizar y se especifican las tareas, requisitos y condiciones que prevalecen para su ejecución. El Flujo de Trabajo hace posible: 1) centralizar las gestiones y visualizar el rendimiento de los procesos; 2) ahorrar tiempo e incrementar la productividad y la eficiencia; 3) cumplir con las normas y los procedimientos; 4) detectar cuellos de botella y eliminar la duplicidad de tareas; 5) elimina el extravío de documentos, controla el trabajo y permite determinar responsabilidades; 6) permite auditar los procesos y elaborar estadísticas.

SCAV crea el Flujo de Trabajo con interfase gráfica que permite a cualquier usuario dibujar el flujo de trabajo deseado sin requerir programación.

SCAV posee su Buzón de correo electrónico incluido en la aplicación y es compatible con los correos electrónicos más populares. Envío y recepción de correos electrónicos (Internet) directamente desde la aplicación.

SCAV permite el manejo avanzado de imágenes con resaltado de áreas del documento, colocación de notas electrónicas, manejo de sellos definibles por el usuario y manejo de mosaico de imágenes.

SCAV maneja múltiples campos de indexación, validación de ingreso de documentos a través de Listas de Validación y capacidad para realizar búsquedas relaciónales.

SCAV emite un Reporte del Flujo de Trabajo que sirve para verificar si las Estaciones de Trabajo están realizando las tareas asignadas; si cumplen con los tiempos de respuesta establecidos; y permite supervisar y controlar el trabajo en tiempo real. Los reportes emitidos se pueden exportar a cualquier otra aplicación del sistema para diferentes usos gerenciales y crear las estadísticas pertinentes.

SCAV posee un Módulo de Auditoría que permite auditar la bitácora de todas las operaciones que se ejecutan en el sistema y establecer el rastro electrónico de todos los documentos. El SCAV registra las consultas, los usuarios, fechas, horas, catálogos, opciones y cualquier acción que se ejecute en el sistema. Permite determinar: quién modificó un registro; qué información fue modificada en un campo determinado; observar los datos creados o modificados en el registro; a qué hora ingresó o salió el usuario del sistema; uso de Clave Incorrecta; Bloqueo de Clave; o Inicio de Sesión Negado entre otros. Es una eficiente herramienta para monitorear la seguridad de la información porque permite prevenir situaciones indeseables proporcionando la capacidad para actuar a tiempo evitando la comisión de un delito.

Grupo Archicentro le invita a visitar nuestra Página Web ( www.archicentro.com ) para que vea nuestros Tutoriales del funcionamiento de SCAV 3.0 y de AIRE. Allí podrá apreciar el siguiente material:

I. AIRE Scav 4.0
II. Generar Documentos
III. Consulta de Catálogo
IV. Validar Documentos
V. SCAV Administrador
VI. Cómo crear un Usuario
VII. Cómo crear un Tesauro
VIII. Cómo crear un Catálogo
IX. Corrida del Flujo de Trabajo
X. Cómo crear un Flujo de Trabajo

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