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Preguntas Frecuentes

+ ¿Cuándo vence el plazo para la aplicación de la Resolución Número 8934 de la Superintencia de Industria y Comercio?

El plazo original que otorgó la Superintendencia de Industria y Comercio para que las empresas e instituciones privada vigiladas por este organismo elaboraran las tablas de retención documental y adoptaran el programa de gestión documental, vencía el pasado 19 de febrero de 2015.

Sin embargo, la Superintendencia modificó el Artículo 12 de la Resolución 8934, mediante la Resolución 723 de 2015 en su Artículo 1, y ahora el plazo vence el día 31 de octubre del 2015.

+ ¿Cuáles son las leyes que regulan las nuevas disposiciones?

El marco jurídico a estudiar comprende las siguientes leyes:

Superintendencia de Industria y Comercio: Resolución 8934 de 2014
Ley General de Archivos: Ley 594 de 2000
Ley 2364 de 2012
Ley 527 de 1999
Ley 1581 de 2012
Ley 1437 de 2011
Ley 1712 de 2014


+ ¿Qué es la Política Cero Papel?

La Política Cero Papel es una estrategia que fue anunciada por el Ejecutivo en su Directiva Presidencial No. 04 (03/04/12): Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. A continuación se presentan algunos aspectos resaltantes:

“De conformidad con las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada “Cero Papel” que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa.”

(…)

“2. Las entidades deberán identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel, de acuerdo a la Guía que ya está disponible en el Programa Gobierno en Línea. Se debe promover el uso preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión de la Entidad.”

+ ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta con respecto a la Política Cero Papel?

Algunas de las disposiciones que hay que tener en cuenta con respecto a la Gestión Documental se encuentran las siguientes:

- - Criterios a seguir:

+ El aseguramiento de los documentos en todo su ciclo vital.
+ Procesos archivísticos dentro del concepto de archivo total.
+ La seguridad de los documentos e información.
+ La preservación de los documentos electrónicos producidos o recibidos en particular, aquellos que hagan parte del patrimonio documental del país.
+ El acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información.
+ La adopción de estándares apropiados que aseguren la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.

(Circular Externa No. 005 de 2012 del AGN - www.archivogeneral.gov.co )

- - El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA):

El sistema para la gestión de los documentos electrónicos debe permitir:

+ Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (Expedientes, Series, Subseries), manteniendo el vínculo archivístico de los documentos.
+ Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico.
+ Atender los principios archivísticos: Procedencia, orden original, integridad de los fondos y descripción colectiva.
+ Contemplar la administración de los instrumentos archivísticos como Cuadros de Clasificación Documental (CCD) y Tablas de Retención Documental (TRD).
+ Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD.
+ Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo.
+ Asegurar la conservación de los documentos electrónicos de archivo a largo plazo.
+ Utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información entre diferentes sistemas de información internos o externos.

www.archivogeneral.gov.co

+ ¿Quiénes deben cumplir con la Resolución 8934 de 2014?

De conformidad con la Ley 1712 de 2014, las siguientes personas en calidad de sujetos obligados, deberán atender las disposiciones proferidas por el Archivo General de la Nación:

+ Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital;
+ Lo órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control;
+ Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público;
+ Cualquier personal natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función;
+ Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos;
+ Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.
+ Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados sujetos obligados, sólo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que se produzca en relación con fondos públicos que reciban o intermedien.

Los documentos de las entidades de derecho privada vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con lo dispuesto en la Resolución 8934 de 2014, a partir de los instrumentos archivísticos descritos en su artículo 3º, en especial al momento de la elaboración de las Tablas de Retención Documental o de las Tablas de Valoración Documental, al momento de determinar las series documentales y de valorar los documentos archivísticamente.

(Archivo General de la Nación - www.archivogeneral.gov.co)

+ ¿Cuáles son los instrumentos archivísticos que establece la Resolución 8934 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio?

Artículo 3: Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:

a) Programa de Gestión Documental;
b) Tablas de Retención Documental;
c) Cuadro de Clasificación Documental;
d) Tablas de Valoración Documental y
e) Reglamento Interno de Archivo.

+ ¿Cuáles son las normas que establece la Resolución 8934 en relación a la Organización de Archivos?

Artículo 4: La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y subseries documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren, tal como lo señala la Ley 594 de 2000.

+ ¿Quiénes toman las decisiones en la empresa en relación al programa de gestión documental?

Artículo 5: Los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán contar con un comité interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la gestión documental de la respectiva empresa o institución.

+ ¿Qué especifica la Resolución 8934 en relación al Programa de Gestión Documental?

En relación a los documentos electrónicos, se indica lo siguiente:

Artículo 6: En la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retención documental para cada una de las series documentales. De conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones que la modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

+ ¿Qué especifica la Resolución 8934 en relación a las Tablas de Retención Documental?

Artículo 9: Las tablas de retención documental adoptadas por los vigilados sometidos a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán remitirse a la Dirección Administrativa –Centro de Documentación e Información–, dependencia responsable de la función archivística de esta Superintendencia, quien dará el tratamiento que el Archivo General de la Nación determine.

+ Sobre la adquisición de herramientas de tecnologías de Gestión Documental:

Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema, usuarios, grupos y Roles, Clasificación Documental, Metadatos, Retención y disposición final, búsquedas, informes, exportación etc.) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garantía etc.) las entidades públicas y las privadas con ocasión de la adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, deberán tener en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1 (Creación y registro, clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición final y documentación de procesos de la gestión documental), NTC ISO15489-2 y el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual constituye una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organización.

(Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación - www.archivogeneral.gov.co)

+ ¿Para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es necesario tener las tablas de retención documental debidamente aprobadas?

La implementación de un SGDEA, exige como mínimo tener el Cuadro de Clasificación Documental como requerimiento funcional y la parametrización de las tablas de retención documental a fin de garantizar la correcta gestión de los documentos electrónicos de archivo.

Así las cosas se requiere que al implementar sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDEA), se cumpla con especificaciones técnicas y requerimientos, que debe estar acompañado de políticas y procedimientos para que el sistema permita como mínimo:

+ Reflejar el esquema de la documentación plasmada en los cuadros de clasificación y TRD.
+ Controlar el ciclo vital del documento, es decir, desde la producción hasta la disposición final, este último proceso se encuentra reflejado en las TRD.
+ El SGDEA es una herramienta y por lo mismo no reemplaza los instrumentos archivísticos, entre ellos los cuadros de clasificación y las TRD.
+ Mantener la integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (Expedientes, Series, Subseries), así como el vínculo archivístico de los documentos.
+ Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico.
+ Atender los principios archivísticos de procedencia y orden original.
+ Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD.
+ Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo.
+ Asegurar la preservación de los documentos electrónicos de archivo a largo plazo.
+ Facilitar la utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información entre diferentes sistemas de información internos o externos.

(Archivo General de la Nación - www.archivogeneral.gov.co)

+ ¿Qué hacer con la información física dado que aún hay muchos baches sobre la fiabilidad, validez y garantía ante los entes de control de los documentos electrónicos, ya que estos aún siguen solicitando soportes físicos?

Tal como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de tecnologías de información y las comunicaciones (TIC) por parte de la administración implica generar y procesar documentos electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y correspondencia en las entidades públicas, que es un deber articularse con otras áreas de la entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma interdisciplinaria, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país.

Por lo anterior, “sobre qué hacer con la información física” , la entidad debe realizar un análisis de la producción documental para determinar el tipo de soporte físico o electrónico que se va a utilizar para la gestión de sus documentos de archivo, toda vez que ninguno de los dos medios y soportes pueden ser considerados mutuamente excluyentes. En todo caso, independientemente del medio y soporte utilizados, se debe garantizar que no pierda sus características y propiedades que le den su valor probatorio a lo largo de su ciclo vital, acorde con los tiempos de retención establecidos en las tablas de retención documental.

En cuanto a “…que aún hay muchos baches sobre la fiabilidad, validez, y garantía ante los entes de control de los documentos electrónicos…”, es necesario señalar que la entidad acorde con su contexto administrativo y legal, deberá realizar un análisis de sus condiciones, requerimientos, necesidades y recursos tecnológicos con los que cuente, para contemplar la viabilidad de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDEA), armonizado con los demás sistemas y aplicativos utilizados para el desarrollo de sus funciones y procesos, toda vez que deberá garantizar los requisitos para la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación durante todo el ciclo vital de los documentos, como requisitos fundamentales, de tal forma, que si en algún momento se validan con otros soportes, la información sea idéntica.

En relación con “…los entes de control aún siguen solicitando soportes físicos…” es importante advertir que la entidad deberá establecer los mecanismos, procedimientos y acciones que armonicen la gestión documental con el sistema integrado de gestión, los planes de auditorías y demás requerimientos de sus usuarios, con el fin de facilitar la consulta de los documentos rápida y oportunamente, de tal manera que se acuda a las fuentes primarias sólo en los casos estrictamente necesarios.

(Archivo General de la Nación - www.archivogeneral.gov.co)
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