Colombia

Información específica sobre: el Software SCAV, el Servicio de Digitalización (Torrente), el Servicio de Organización (Okavango) y el Servicio de Almacenamiento (Roble).

 
Archicentro
Archicentro
  Inicio      English Version     Contáctenos     Buscar por: Buscar
Archicentro
NUESTRA EMPRESA     PRODUCTOS     SERVICIOS     INFORMACION     COMPRAR     ALIADOS COMERCIALES
Archicentro     Colombia
Archicentro
/ Colombia
Archicentro



Grupo Archicentro será su Aliado para cumplir con la “Política Cero Papel”

La Política Cero Papel es una estrategia anunciada por el Ejecutivo en su Directiva Presidencial No. 04 (03/04/12): Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.

Principales Normas a cumplir:

+ Sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.
+ Promover el uso preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión de la Entidad.
+ El aseguramiento de los documentos en todo su ciclo vital.
+ La seguridad de los documentos e información.
+ El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo debe permitir:
  - Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (Expedientes, Series,         Subseries), manteniendo el vínculo archivístico de los documentos.
    - Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico.
    - Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD.
    - Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo.
    - Asegurar la conservación de los documentos electrónicos de archivo a largo plazo.
    - Utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información entre diferentes sistemas       de información internos o externos.


Solución de Grupo Archicentro:

Grupo Archicentro le ofrece toda su experiencia para que entre de forma rápida y sencilla a un mundo nuevo: “El Mundo de la Oficina sin Papel”.

Actualmente la tendencia mundial es la implantación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información, cuyos beneficios se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

El problema del flujo efectivo de la información se reduce al manejo de los papeles. La información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente se pierde.

El Mundo de la Oficina sin Papel se traduce en un Sistema de Gestión Documental que incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.

En el Sistema de Gestión Documental el proceso se inicia de la siguiente manera:

Paso 1: Organización

En el proceso de organización se procede a la revisión del contenido de las Unidades Archivísticas de cualquier tipo (cajas, expedientes o carpetas), se transcribe la información en una base de datos y se identifican las unidades archivísticas con etiquetas de acuerdo al contenido.

La base de datos del inventario es administrada por nuestro software, SCAV, y éste será la herramienta para la ubicación de las unidades archivísticas de acuerdo a su contenido y ubicación física.

Durante el proceso de organización se seleccionan los documentos que serán digitalizados para su ingreso en el Sistema de Gestión Documental SCAV.

Paso 2: Digitalización

La digitalización es el proceso que convierte el documento en papel en un documento digital. Las ventajas que ofrece la digitalización son muchas: i) permite el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos en pequeños dispositivos electrónicos; ii) facilita la búsqueda, recuperación y consulta de los documentos a través de las redes informáticas; iii) el documento digital permite la consulta simultánea a múltiples usuarios; iv) garantiza la custodia adecuada de los documentos en papel para preservarlos de la constante manipulación física; y v) permite reducir el almacenamiento de documentos en costosos espacios de oficina.

El proceso de digitalización consiste en:

+ Preparación y clasificación de los documentos a digitalizar.
+ Creación de una Base de Datos en el Sistema SCAV.
+ Transcripción de los datos claves de los documentos.
+ Proceso de foliado de los documentos.
+ Archivado de los documentos en papel que fueron digitalizados.


El Sistema SCAV permitirá administrar su inventario de imágenes en forma automatizada y la información podrá ser consultada en forma simultánea por parte de múltiples usuarios.

Paso 3: Instalación del Sistema SCAV y registro de documentos

SCAV es un software que permite manejar la información integrando los documentos en papel, archivos electrónicos sin importar el formato, fotografías, voz, video, correos electrónicos y bases de datos entre otros. Es un sistema que permite centralizar la información; permite la ubicación exacta de los documentos y evita la duplicidad y las copias innecesarias; además, permite controlar el ciclo de vida de los documentos en cuanto a su creación, almacenamiento, envío, seguimiento, recuperación, manejo de versiones y desincorporación.

La estructura del SCAV está conformada por catálogos que se diseñan para agrupar la información de acuerdo a su naturaleza. El SCAV restringe el acceso a la información de acuerdo a los niveles de autorización del usuario y está diseñado para administrar los procesos mediante flujos de trabajo.

El ingreso de la información al Sistema SCAV se realiza mediante la utilización de una ficha en la cual se transcriben los datos del documento. Esta ficha contiene el documento digitalizado; se le puede asociar cualquier información sin importar el tipo de formato (Word, correos electrónicos, Páginas Web, voz, video, etc.); el acceso a la ficha está limitado a los usuarios autorizados; la ficha se puede enviar a cualquier otro usuario del sistema; y permite crear una interface para los flujos de trabajo.

Paso 4: Almacenamiento de los documentos en locales externos

Una vez que los documentos han sido organizados, digitalizados e ingresados en la base de datos del Sistema SCAV, se procede a trasladar las unidades archivísticas a los depósitos en donde se les dará el servicio de almacenaje, custodia, mantenimiento y control computarizado. El inventario computarizado permite tener el control del ciclo de vida legal de su documentación de acuerdo a la legislación del país en que se encuentre; de esta manera, usted tendrá la capacidad de decidir cuándo proceder a la desincorporación y eliminación de la documentación obsoleta y sin valor legal.

Grupo Archicentro también dispone de espacios especialmente acondicionados para el resguardo de la información almacenada en soportes tecnológicos; esta es la solución más efectiva para diseñar un plan de recuperación de la operatividad de la empresa en caso de un desastre.

Paso 5: Ingreso de nuevos documentos al Sistema de Gestión Documental

Una vez implantado el Sistema de Gestión Documental, el curso natural de los nuevos documentos que se generen o reciban es el de ingresarlos al sistema para ser organizados, digitalizados, almacenados y administrados por un sistema automatizado de gestión documental.

Grupo Archicentro le ofrece una verdadera solución… Las empresas que han investigado el problema del uso del papel han demostrado que implantar un Sistema de Gestión Documental sirve para incrementar en forma efectiva la eficiencia y la productividad en las empresas. Y los resultados de los estudios lo demuestran:

+ Reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
+ Reducción del tiempo dedicado a archivar documentos.
+ Reducción de los costos de copiado e impresión de documentos.
+ Incremento de la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.

BIENVENIDO A GRUPO ARCHICENTRO

Le ofrecemos un mundo nuevo…

“El Mundo de la Oficina sin Papel”
Archicentro
Archicentro NUESTRA EMPRESA
Archicentro
¿Quiénes somos?
El Mundo de La Oficina sin Papel
Nuestros Productos
Nuestros Servicios
Sistema SCAV - Preguntas Frecuentes
Torrente - Digitalización - Preguntas Frecuentes
Okavango - Organización - Preguntas Frecuentes
Roble - Almacenamiento - Preguntas Frecuentes
Nimbus - Almacenamiento en la Nube - Preguntas Frecuentes
 
Archicentro
Archicentro
Archicentro
Archicentro NUESTROS CLIENTES
Archicentro
Clientes Productos y Servicios
 
Archicentro
Archicentro CENTRO DE DESCARGAS
Archicentro
Presentaciones, Demos, Instaladores, manuales, etc.
Tutoriales SCAV
Video Grupo Archicentro
 
Archicentro
Archicentro CASOS DE NEGOCIOS (SCAV)
Archicentro
El Proceso de Pago
Cuando el procesamiento de las pólizas y el papel se confabulan en contra de la empresa
Automatización: La gran aliada de la Cobranza.
Automatizando el Proceso de Compras: Desde la Orden de Compra hasta el Pago de la Factura.
Automatice las Compras Internacionales… y CADIVI ya no será un problema.
La Automatización de las Historias Médicas
Automatización de la Administración de Correspondencia
 
Archicentro
Archicentro CASOS DE NEGOCIOS (Digitalización)
Archicentro
El Proyecto de Digitalización
La Estación de Digitalización
La Estación de Digitalización: Una solución para los problemas puntuales
 
Archicentro
Archicentro CASOS DE NEGOCIOS (Organización)
Archicentro
Con el Archivo a la Deriva
La organización del archivo
 
Archicentro
Archicentro CASOS DE NEGOCIOS (Almacenamiento)
Archicentro
El Almacenamiento de Archivo Inactivo
Cuidando la Memoria Histórica
 
Archicentro
Archicentro
Archicentro
Archicentro
Archicentro
Archicentro
Archicentro
Archicentro CONTACTENOS
Archicentro
Grupo Archicentro
Aliados Comerciales
Soporte Técnico SCAV
 
Archicentro

Archicentro