Que es SCAV? Software de Gestion documental

El Software SCAV permite automatizar el manejo de la información y la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos mediante la digitalización de los documentos

 
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  ¿Qué es SCAV?

El Sistema SCAV es un software especializado para Gestión Documental desarrollado por Grupo Archicentro para la centralización, administración y manejo electrónico de la información en cualquier tipo de formato: texto, archivo electrónico, imágenes digitalizadas, fotografías, voz, video y Páginas Web entre otros. Además, SCAV es un software amigable y uno de los más fáciles de usar.

SCAV se comercializa en dos versiones: SCAV 3.0 y AIRE (SCAV 4.0):

+ SCAV 3.0: Orientado a Redes Locales. Es ideal para empresas que funcionan en una sola locación en donde todas las computadoras están conectadas a un servidor a través de cables, una red wifi o ambas.

+ AIRE (SCAV 4.0): Orientado a La Nube. La versión AIRE ha sido desarrollada tomando en cuenta dos aspectos importantes: I) Movilidad: permite acceder a la información mediante dispositivos móviles tales como laptops, tabletas, teléfonos inteligentes, etc. II) Almacenamiento de información en servidores remotos (La Nube); para ello la aplicación hace uso de Web Services para el intercambio de información. AIRE funciona a través de browsers; es ideal para empresas que tienen varias instalaciones separadas geográficamente; usted podrá acceder a la aplicación desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo: laptop, tableta o teléfono inteligente. AIRE es una herramienta para el seguimiento y control desde la comodidad de cualquier dispositivo conectado a La Nube (servidor remoto); la conexión con el servidor se realiza a través de Internet o de una intranet y la información siempre la tendrá disponible.

SCAV trabaja con un sencillo Motor de Búsqueda que facilita la rápida ubicación de cualquier documento electrónico, imágenes digitalizadas o fotografías digitales mediante el uso de las Palabras Claves que identifican el documento.

SCAV permite automatizar el manejo de la información y la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos mediante la digitalización de los documentos.

SCAV permite mantener la información centralizada y disponible para todos los usuarios; vincular la información, evitar errores de transcripción; auditar los procesos de trabajo; crear Catálogos y Listas de Validación importando la información directamente de los Sistemas Administrativos del cliente.

SCAV trabaja en base a Catálogos, es decir, bases de datos compuestas por un conjunto de campos creados para registrar información referente a documentos o expedientes. La información de los catálogos se despliega mediante fichas que muestran los datos claves de la información de la base de datos. El SCAV permite relacionar diferentes Catálogos entre sí; además, se les pueden vincular imágenes digitalizadas, archivos electrónicos, fotografías digitales y cualquier tipo de archivo sin importar su formato.

SCAV permite automatizar los procesos de trabajo de la empresa mediante la creación de Flujos de Trabajo. Mediante esta herramienta se establece la secuencia de las actividades a realizar y se especifican las tareas, requisitos y condiciones que prevalecen para su ejecución. El Flujo de Trabajo hace posible: 1) centralizar las gestiones y visualizar el rendimiento de los procesos; 2) ahorrar tiempo e incrementar la productividad y la eficiencia; 3) cumplir con las normas y los procedimientos; 4) detectar cuellos de botella y eliminar la duplicidad de tareas; 5) elimina el extravío de documentos, controla el trabajo y permite determinar responsabilidades; 6) permite auditar los procesos y elaborar estadísticas.

SCAV emite un Reporte del Flujo de Trabajo que sirve para verificar si las Estaciones de Trabajo están realizando las tareas asignadas; si cumplen con los tiempos de respuesta establecidos; y permite supervisar y controlar el trabajo en tiempo real. Los reportes emitidos se pueden exportar a cualquier otra aplicación del sistema para diferentes usos gerenciales y crear las estadísticas pertinentes.

SCAV posee un Módulo de Auditoría que permite auditar la bitácora de todas las operaciones que se ejecutan en el sistema y establecer el rastro electrónico de todos los documentos. El SCAV registra las consultas, los usuarios, fechas, horas, catálogos, opciones y cualquier acción que se ejecute en el sistema. Permite determinar: quién modificó un registro; qué información fue modificada en un campo determinado; observar los datos creados o modificados en el registro; a qué hora ingresó o salió el usuario del sistema; uso de Clave Incorrecta; Bloqueo de Clave; o Inicio de Sesión Negado entre otros. Es una eficiente herramienta para monitorear la seguridad de la información porque permite prevenir situaciones indeseables proporcionando la capacidad para actuar a tiempo evitando la comisión de un delito.
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