El Mundo de la Oficina sin papel - Sistemas de Gestión Documental

La Oficina Sin Papel es un sistema de gestión documental que incrementa la productividad porque utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente

 
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  El Mundo de La Oficina sin Papel

Actualmente la tendencia mundial es la implantación de un Sistema de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información. El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

La importancia del tema ha hecho que muchas empresas de investigación se hayan dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo empresarial. Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research entre muchas otras, han publicado los resultados de sus estudios los cuales presentan estadísticas asombrosas:

+ El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

+ El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.

+ El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.

+ El documento promedio es copiado 19 veces.

+ El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

+ El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.

+ El 3% de los documentos están mal archivados.

+ El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente. Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo de los papeles. Inexorablemente, la información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente se pierde. La diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que se administran esos papeles.

La Oficina Sin Papel se traduce en un Sistema de Gestión Documental que incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.

Para Grupo Archicentro La Oficina Sin Papel es una solución integral que se compone de seis elementos: i) la organización de la información; ii) la digitalización de los documentos; iii) la administración de la información con el software especializado para gestión documental, el Sistema SCAV; iv) el almacenamiento de la información digital en la Nube; v) el almacenamiento adecuado de los archivos en papel; y por último, el cierre del ciclo de “La Oficina sin Papel”, es decir, vi) el tratamiento de los nuevos documentos.

Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la generación y administración de sus documentos. Por esa razón, Grupo Archicentro ha desarrollado una cartera de productos y servicios independientes unos de otros que facilitan a los clientes implantar la solución más conveniente a sus necesidades optando por uno o varios de nuestros productos y servicios.

Una vez tomada la decisión de automatizar el flujo de la información, el ciclo que transita la documentación en La Oficina Sin Papel es el siguiente:



En el Sistema de Gestión Documental el proceso se inicia de la siguiente manera:

Paso 1: Organización y Selección de Documentos a Digitalizar

El primer paso es la organización de la documentación. Para muchas personas la palabra “organización” significa arreglar las cosas físicamente; sin embargo, ese “arreglo” no es precisamente el que determina la efectividad de una organización del archivo. Cuando se habla de organización la pregunta crucial es: ¿Para qué se necesita organizar el archivo? Y la respuesta es simple: para encontrar lo que se encuentra guardado en él.

Grupo Archicentro le garantiza que usted siempre encontrará el documento que necesita. En el proceso de organización se procede a la revisión del contenido de las Unidades Archivísticas de cualquier tipo (cajas o carpetas), se transcribe la información que las identifica en una base de datos y se identifican las unidades archivísticas con etiquetas de acuerdo al contenido.

De igual forma, dependiendo de las necesidades del cliente, durante el proceso de organización se seleccionan los documentos que serán digitalizados para su ingreso en el Sistema de Gestión Documental SCAV. Los documentos digitalizados podrán ser utilizados por el cliente ya sea para formar parte de los Flujos de Trabajo o para ser almacenados en la Nube.

La base de datos contentiva del Inventario es administrada por nuestro software especializado, SCAV, y éste será la herramienta para la ubicación de las unidades archivísticas de acuerdo a su contenido y ubicación física. Al cliente se le entrega el software y las unidades archivísticas son enviadas a su lugar de almacenamiento.

Paso 2: Digitalización

La digitalización es el proceso que convierte el documento en papel en un documento digital. Las ventajas que ofrece la digitalización son muchas y tienen un impacto directo en diferentes aspectos operacionales; por ejemplo, la digitalización permite: i) el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos en pequeños dispositivos electrónicos; ii) facilita la búsqueda, recuperación y consulta de los documentos a través de las redes informáticas; iii) el documento digital permite la consulta simultánea a múltiples usuarios; iv) garantiza la custodia adecuada de los documentos en papel para preservarlos de la constante manipulación física; y v) permite reducir el almacenamiento de documentos en costosos espacios de oficina.

El proceso de digitalización consiste en:

+ Preparación y clasificación de los documentos a digitalizar.

+ Creación de una Base de Datos en el Sistema SCAV.

+ Transcripción de los datos claves de los documentos.

+ Proceso de foliado de los documentos.

+ Digitalización de cada una de las páginas.

+ Archivado de los documentos en papel que fueron digitalizados.

El Sistema SCAV permitirá administrar su inventario de imágenes en forma automatizada y la información podrá ser consultada en forma simultánea por parte de múltiples usuarios.

Paso 3: Instalación del Software para Administrar los Documentos

El SCAV es un software que permite manejar la información integrando los documentos en papel, archivos electrónicos sin importar el formato, fotografías, voz, video, correos electrónicos y bases de datos entre otros. Es un sistema que permite centralizar la información; permite la ubicación exacta de los documentos y evita la duplicidad y las copias innecesarias; además, permite controlar el ciclo de vida de los documentos en cuanto a su creación, almacenamiento, envío, seguimiento, recuperación, manejo de versiones y desincorporación.

La estructura del SCAV está conformada por catálogos que se diseñan para agrupar la información de acuerdo a su naturaleza. El SCAV restringe el acceso a la información de acuerdo a los niveles de autorización del usuario y está diseñado para administrar los procesos mediante flujos de trabajo.

El ingreso de la información al Sistema SCAV se realiza mediante la utilización de una ficha en la cual se transcriben los datos del documento. Esta ficha contiene el documento digitalizado; se le puede asociar cualquier información sin importar el tipo de formato (Word, correos electrónicos, Páginas Web, voz, video, etc.); el acceso a la ficha está limitado a los usuarios autorizados; la ficha se puede enviar a cualquier otro usuario del sistema; y permite crear una interfase para los flujos de trabajo.

Paso 4: Almacenamiento en la Nube.

El almacenamiento de información en la Nube es un modelo de almacenamiento virtual distribuido en diferentes servidores conectados a través de Internet. La Nube permite almacenar cantidades ilimitadas de archivos de cualquier tamaño sin afectar el funcionamiento de sus servidores; de esta manera, la falta de espacio en sus equipos de computación será un problema del pasado.

De igual forma, el almacenamiento en la Nube es mucho más económico porque el cliente no necesita personal de IT para administrar, manejar o respaldar los datos almacenados; y tampoco se necesitan las constantes actualizaciones del hardware y del software.

La Nube ofrece la tranquilidad de no tener que preocuparse por el ataque de un hacker o de un virus porque sus datos están almacenados lejos de sus computadores, en donde la información se encuentra bien protegida y blindada. Además, no tendrá que preocuparse por fallas, daños extremos o robo de su computadora, porque su información está resguardada en la Nube y para acceder y recuperarla solamente necesita una conexión a Internet.

Grupo Archicentro ofrece su Servicio de Almacenamiento en la Nube: NIMBUS, que le ofrece total seguridad en el almacenamiento de su información; únicamente las personas autorizadas mediante claves de seguridad tendrán acceso a esos directorios.

AIRE (SCAV 4.0) y NIMBUS son la combinación perfecta porque AIRE sube la información automáticamente a la Nube. Usted podrá consultar la información almacenada en la Nube con su Smartphone, Tablet o Laptop desde cualquier lugar, en cualquier momento y podrá administrarla con todas las ventajas que le ofrece AIRE.

Paso 5: Almacenamiento de los documentos en locales externos.

Una vez que los documentos han sido organizados, digitalizados e ingresados en la base de datos del Sistema SCAV, se procede a trasladar las unidades archivísticas desde sus instalaciones a nuestros depósitos en donde se les dará el servicio de almacenaje, custodia, mantenimiento y control computarizado. El inventario computarizado le permitirá tener el control del ciclo de vida legal de su documentación de acuerdo a la legislación del país en que se encuentre; de esta manera, usted tendrá la capacidad de decidir cuándo proceder a la desincorporación y destrucción de la documentación obsoleta y sin valor legal.

Grupo Archicentro también dispone de espacios especialmente acondicionados para el resguardo de la información almacenada en soportes tecnológicos, tales como dispositivos de almacenamiento digital, óptico o magnético. Y esta es la solución más efectiva para diseñar un plan de recuperación de la operatividad de la empresa en caso de un desastre.

Paso 6: Ingreso de nuevos documentos al Sistema de Gestión Documental.

Una vez implantado el Sistema de Gestión Documental, el curso natural de los nuevos documentos que se generen o reciban es el de ingresarlos al sistema para ser organizados, digitalizados, almacenados y administrados por un sistema automatizado de gestión documental.

Grupo Archicentro le ofrece una verdadera solución…

Las empresas que han estudiado el problema del uso del papel han demostrado que implantar un Sistema de Gestión Documental sirve para incrementar en forma efectiva la eficiencia y la productividad en las empresas. Y los resultados de los estudios lo demuestran:

+ Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.

+ Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.

+ Reducción del 50% en los costos de copiado.

+ Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.

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