El costo de trabajar con papel

Es recomendable analizar cuál es el impacto económico que tiene el trabajo con documentos en papel. Hágalo; el resultado podría sorprenderlo. Le ofrecemos la herramienta para hacerlo.

 
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El costo de trabajar con papel

Si quiere saberlo, entonces usted podrá calcular sus costos



¿Alguna vez ha sentido curiosidad por saber cuánto le cuesta a su empresa trabajar con papel?   Si su respuesta es afirmativa, lo felicitamos, porque usted pertenece a un selecto y reducido grupo de empresarios.

Este asunto del costo de trabajar con papel pasa desapercibido para la mayoría de las empresas; y en otros casos sencillamente no se le presta la debida atención porque se piensa que el tema se refiere concretamente al costo de las resmas de papel que se compran cada mes.   Craso error…   La realidad es que el cálculo de los costos de una operación comercial basada en un sistema de papel significa papel… y mucho más que papel, porque de acuerdo a estudios especializados el 90% de la memoria corporativa de una empresa existe en papel.

Para empezar diremos que trabajar con papel implica ‘tiempo’ y, como todos sabemos, ‘tiempo es dinero’…   En este mundo del trabajo con papel la variable “tiempo” se refiere concretamente a las horas mensuales o anuales que invierten los empleados en archivar y en consultar los documentos; pero, también implica calcular el tiempo que pierden los empleados en buscar un documento mal archivado, extraviado o, peor aún, un documento perdido…

Un estudio realizado por la empresa Coopers & Lybrand en Estados Unidos demostró los siguientes resultados:  i) las empresas realizan 19 copias de cada documento; ii) los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo; iii) los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola.   Pero no conforme con eso, el  estudio indica que el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado.   El estudio también agrega que los costos involucrados en el trabajo de archivar un documento es de $ 20,00; el de buscar un documento mal archivado es de $120,00; y el de rehacer un documento perdido es de $ 220,00.

Imaginamos que estará escandalizado por semejantes montos; y no dudamos que le parecerán absurdos y totalmente fuera de la realidad.   Sin embargo, hay que serenarse y tratar de analizar cuáles son las variables que influyen en esos numeritos.   El quid del asunto es que para calcular los costos involucrados se toman en cuenta variables que a simple vista no se ven como determinantes, tal es el caso de:   i) la cantidad de documentos diarios, mensuales o anuales que hay que archivar o buscar; ii) el tiempo que se invierte en archivar o buscar todos esos documentos; y iii) el costo monetario de ese tiempo el cual está determinado por el costo de la hora/hombre.   A esas variables se le pueden seguir añadiendo todas las que en su caso influyan en el cálculo de su costo.

La razón fundamental por la cual se hacen estos cálculos es porque ellos inciden y tienen un alto impacto tanto en los costos operacionales de una empresa como en la productividad y eficiencia del personal de la misma.    El tiempo que se pierde en este tipo de actividades terminan por reducir las ganancias y la productividad de la empresa y reducen el tiempo de trabajo útil y productivo de los empleados.  Y por eso hacer los cálculos tiene su razón de ser.

¿Se ha preguntando usted cómo se reflejan esos cálculos en la operación de su empresa?   En realidad hacer el cálculo es fácil, haga un estimado de la cantidad de documentos diarios que se archivan, que se consultan, que hay que buscar por estar extraviados o mal archivados y de los documentos que hay que rehacer porque se han perdido; calcule los minutos que se invierten en ejecutar estas tareas; y multiplique por el costo hora/hombre de los empleados que tienen que desempeñar esas funciones.

Sin embargo, esos cálculos no son los únicos que intervienen en el costo real de las operaciones de las empresas que trabajan con papel.   La mala noticia es que para tener los costos totales también hay que involucrar en el cálculo otras variables que también incluyen costos que a simple vista no se ven:

  • Impresión y Fotocopiado de Documentos:   Se refiere al volumen de hojas que son fotocopiadas o impresas; el costo de los equipos que se utilizan; el costo del mantenimiento de los mismos; y el costo de la hora/hombre.

  • Distribución de Documentos:   Se refiere a los gastos incurridos por la cantidad de documentos que se envían por fax, correo y mensajería; sin olvidar el costo del tiempo invertido y los sueldos de los empleados que realizan este trabajo.

  • Papelería y consumibles:   Este es el renglón que es más familiar para todos; es decir, el que se refiere a la compra de papel, carpetas, toner para impresoras y fotocopiadoras, y los archivadores o muebles para archivar todos esos documentos.

  • Espacio de Almacenamiento:   Este es un renglón muy importante porque se refiere al costo del espacio físico destinado para el archivo.   Generalmente las empresas mantienen sus archivos dentro del costoso espacio de oficina y por eso dicha variable tiene un peso específico en el cálculo.   Los estudios indican que entre el 25% y el 33% del espacio de oficina es usado para el área de archivo.

    Trabajar con papel no es un juego…

    Esta manera de trabajar tiene un costo que no solo influye en el aspecto económico de las empresas sino en la productividad de sus empleados.   Y esa es la conclusión a la que han llegado las empresas especializadas en investigar el tema.   Como muestra, a continuación se presentan algunas estadísticas de los resultados de sus estudios:

  •    El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.   El 30% del tiempo de trabajo de los empleados se invierte en encontrar dichos documentos.

  •    El 80% de los empleados invierten media hora diaria en extraer información de los documentos o de los archivos; y el 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.

  •    El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

  •    El 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia.

    Por último, y a fin de aportar información adicional para su análisis, diremos que los resultados de las investigaciones revelan que una solución de Gestión Documental sí influye en la productividad de las empresas.   Implementar un proyecto de gestión documental ha servido para reducir el tiempo semanal que invierte una persona en archivar documentos; la disminución es de 86 minutos a 19 minutos por semana.   Además, mejora en un 30% la eficacia en la búsqueda de documentos y la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes se incrementa en más de un 40%.

    Por esa razón es recomendable analizar y verificar cuál es el impacto que tiene el trabajo manual con documentos en papel.   Y no olvide la pregunta inicial: ¿Sabe usted cuánto le cuesta a su empresa trabajar con papel?

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